Buukkauksen 8 yleisintä estettä B2B-myynnissä

Oletko miettinyt, miksi ette saa buukattua tapaamisia riittävällä tahdilla? Olemme keskustelleet satojen myyntijohtajien ja toimitusjohtajien kanssa ongelmasta ja tässä kirjoituksessa on kerätty 8 yleisintä syytä.

Buukkauksen esteet

Tyypillisesti lähtökohtaisena ongelmana on vähäinen myyntitapaamisten määrä. Yleensä operatiivinen johto lähtee korjaamaan tätä perinteisillä soittopäivillä – eli pakotetaan myyjät vapauttamaan yksi päivä kalenterista vain tapaamisten buukkaukselle.

Soittopäivät ovat usein hyvä ja varma tapa lisätä aktiivisuutta lyhyellä tähtäimellä. Valitettavasti soittopäivät eivät aina ole paras ja juurisyyn korjaava ratkaisu.

Alla on lueteltu meidän kokemuksemme mukaan 8 isointa estettä tapaamisten buukkauksen ja yleisesti myynnin onnistumisessa.

Kuten Steve Jobs on sanonut:

”Jos onnistut ongelman määrittelyssä ja tunnistamisessa, olet jo lähes ratkaissut ongelman.”

1. Myyntiprosessi ei ole kunnossa ja myyjien aika hukkuu vääriin asioihin

Myyntityö – kuten mikä tahansa asiakastyö on aina hieman sekavaa. Asioita ei pysty suunnittelemana etukäteen, koska joka päivä tulee vastaan erilaisia ja uusia asioita. Tästä syystä prosessinomainen tekeminen on myyntityössä lähtökohtaisesti hankalaa. Tästä huolimatta huippumyyntiorganisaatioissa myyjillä tai myyntijohtajilla ei ole koko ajan kiire sammutella tulipaloja.

Omaa myyntiä kannattaa pohtia kärjistetyn ääriesimerkin avulla. Ensin mietitään, miksi juuri myyjä hoitaa myyjän työtä. Oletettavasti sen vuoksi, että hän on hyvä keskustelemaan asiakkaiden kanssa, eikö näin? Eli kärjistäen, organisaation tehtävänä on maksimoida se aika, jonka myyjä keskustelee asiakkaiden kanssa. Tavoitteena on, että 95% myyjän työajasta hän keskustelee asiakkaiden kanssa.

Jalostavan työajan ajatusmallin avulla, tee seuraava harjoitus:

1. Hahmottele myyntiputkenne ja sen vaiheet.
2. Onko myyjillä muita työtehtäviä, kuin siirtää asiakascaseja putken vaiheesta toiseen?
3. Mitä myyntiputken vaiheiden välissä myyjä tekee, jotta case liikkuu eteenpäin?
   • Onko kaikki vaiheet manuaalisia vai onko osa automatisoitavissa? Esim. prospektointi?
   • Kuinka kauan työaikaa kuhunkin työvaiheeseen menee?
   • Voiko työvaiheita itsessään tehostaa?

Tässä on kärjistettynä kuvattuna ne työt mitä myyjän työviikkoon kuuluu. Tärkein kysymys on nyt, onko myyjän työviikossa jotain muita töitä näiden ulkopuolella ja mitä ne ovat?

Nämä ovat (huom. taas kärjistettynä) kaikki hukkatyötä, joiden tärkeyttä pitää arvioida. Voiko nämä työt jättää tekemättä? Voiko joku muu hoitaa ne? Esimerkiksi monessa yrityksessä on eritelty asiakkuuden hallinta ja hunter-myyjän työt. Entä tapaamisten buukkaus? Voiko sen ulkoistaa sisäiselle buukkarille tai ulkoiselle buukkarille?

Myyntiprosessin kehittäminen on iso työmaa, joka vaatii sisäisiä ja ulkoisia ponnisteluja. Hyvää lisätietoa aiheesta löytyy ainakin täältä.

2. Myyjillä ei ole riittävästi ammattitaitoa tapaamisen buukkaukseen

B2B myynnissä on paljon huippumyyjiä, jotka ovat historiassaan olleet myyntityössä, mutta eivät ole koskaan opetelleet buukkaustyön ja soittamisen jaloa taitoa. Kokeneiden B2B-myyjien oletetaan osaavan buukata, mutta aina näin ei ole.

Paras tapa päästä arvioimaan buukkauksen ammattitaitoa on mitata soittamista. Esimerkiksi Luuri.ai-mobiilisovelluksen kautta soittaessa, puheluiden jälkeen kysytään puhelun lopputulos. Vaihtoehtoina käytetään yleensä: Ei vastannut, Tapaaminen sovittu, Sähköpostilla lisätietoa, Soita myöhemmin uudelleen, Ei ajankohtainen/kiinnostava. Näiden avulla saadaan vertailukelpoista dataa myyjien kesken. Esimerkiksi omassa myynnissämme huomasimme, että toisella myyjällä on puolet vähemmän ”Tapaaminen sovittu”-vastauksia, mutta tuplasti enemmän ”Sähköpostilla lisätietoa”-vastauksia.

Buukkaustaitoa monesti aliarvioidaan ja sen kuvitellaan olevan vain volyymipeliä. Todellisuudessa buukkaamistakin pitää välillä harjoitella. Tyypillisin ratkaisu on ottaa ulkopuolinen konsultti kertomaan vitsejä ja pitämään motivaatiopuhetta myyjille, jonka päätteeksi hän auttaa myyjiä spiikin rakentamisessa.

Helpompi ja halvempi ratkaisu on kuunnella buukkauspuheluita työkavereiden kesken ristiin ja keskustella onnistumisista ja epäonnistumisista. Perustietoja tapaamisten buukkauksesta löydät blogistamme: Miten onnistut tapaamisten buukkauksessa?

3. Myyjät eivät ole motivoituneita soittamaan

Välillä myyntiorganisaatiot ovat armeijatermein ”gonahtaneita”. Organisaation kasvuhalu ei syystä tai toisesta ole tarttunut myyjiin. Myyjät usein soittelevat tutuille asiakkaille kuulumisia ja ottavat tilauksia vastaan sen kummemmin soittelematta uusille asiakkaille. Mukavuusalueella työskentelyssä ei ole mitään väärää, mutta jos organisaatio ei tartu ongelmaan oikealla tavalla, mikään ei muutu. Joskus esimerkiksi bonusjärjestelmän puutteet motivoinnissa voi heijastua työn tekemiseen. Joskus se voi olla ihan muut syyt.

Valitettavan harvoin näissäkään auttaa ulkoiselta myyntikonsultilta ostettu motivaatiopuhe tai kahden päivän kostea myyntikoulutus Turun saaristossa. Yleisesti ottaen motivaation puute johtuu jostain muusta, joka saattaa liittyä organisaatioon, johtoon tai toimintatapoihin yleisesti.

Avoin keskustelu lienee paras tapa lähestyä haasteellista tilannetta. Kannattaa myös pohtia, voisiko myyjillä olla piileviä myynnin esteitä.

4. Soittamisesta on tehty liian hankalaa

Tätä ei usko todeksi ennen kuin sen kuulee. Joissain myyntiorganisaatioissa CRM tai muut asiat tekevät buukkauksesta jopa hankalaa. Tyypillisesti taustalla on tarve mitata jotain tiettyä asiaa johdon toimesta, joka pakottaa myyjät viettämään aikansa kirjaamalla esimerkiksi soittoyrityksiä johonkin paikkaan. Toinen esimerkki on, että myyjät joutuvat etsimään tietoa jopa kolmesta eri järjestelmästä ennen soittoa. Buukkaamisen aloittamisen kynnys on siis tehty kohtuuttoman korkeaksi. Joskus erillinen soittojärjestelmä voi olla myös avuksi. Lisää soittojärjestelmien hyödyistä täällä.

Joskus myyjillä ei ole tapana rakentaa soittolistaa, vaan buukkaamista tehdään samaan aikaan kuin etsitään potentiaalisia asiakkaita. Tämän ongelmana on, että monesti epämiellyttävästä buukkaustyöstä on helppo lipsua. Ajatus lähtee helposti harhailemaan, kun etsitään prospektoidaan. Siksi on suositeltavaa, että buukkaamista varten valmistellaan hyvä soittolista, jossa on kaikki tiedot valmiina ja kunnossa. Lisää aiheesta täällä.

5. Myyjien soittolistat eivät ole kunnossa

Tämä liittyy vahvasti edelliseen pointtiin. Soittolistoja on monenlaisia ja jos myyjiltä kysytään, lähes kaikilla on aina soittolista. Todellisuudessa soittolista saattaakin olla jotain ihan muuta mitä soittolistalla haetaan.

Soittolista on parhaimmillaan sellainen lista potentiaalisista asiakkaista, jotka myyjä on päättänyt kontaktoida. Siinä ei siis ole mitä tahansa yrityksiä vaan vain sellaisia, kenelle myyjä on päättänyt soittaa. Soittolistan liideillä on monesti myös buukkausta varten syy soitolle kirjattu. Esimerkiksi: ”olen yhteydessä, koska huomasin teidän etsivän lisää myyntivoimaa”.  Soittolistan liideillä kuuluu olla myös perustiedot kunnossa; nimi, yrityksen nimi, titteli ja puhelinnumero, jotta buukkipuhelu on riittävän laadukas. Tavoitteena on, että kun liidi tulee soittolistalla soitettavaksi, sille soitetaan saman tien.

6. Potentiaalisia asiakkaita ei ole riittävästi

Prospektien puute on useammin tekosyy kuin aito ongelma, mutta sitäkin tulee vastaan silloin tällöin. Liiketoiminnassa on usein hyvin tärkeää keskittyä ja fokusoitua. Joskus myyjälle se näyttäytyy siten, että kohderyhmä on hyvin rajattu. Eli jos potentiaalisia asiakkaita on 200 kappaletta, on turha kuvitella, että myyjät soittavat viikoittain kymmeniä uusia avauksia. Aivan huippumyyjät osaavat sopeutua tilanteeseen ja oppivat tunnistamaan uusia markkinoita. Se on kuitenkin helpommin sanottu kuin tehty. Edes hieman uuteen markkinaan keskittyminen tarvitsee poikkeuksetta sisäisten sidosryhmien tukea.

Kirjoitimme uusasiakashankinnasta edellisessä blogikirjoituksessamme.

7. Mittarit eivät ohjaa tapaamisten buukkaustyöhön

Sitä saat mitä mittaat. Kulunut sanonta, joka on oikeassa. Silloin tällöin myyntiorganisaatioissa tulee vastaan yrityksiä, jotka mittaavat vain euroja, mutta myyjillä on vastuulla uusasiakashankinta ja vanhoille asiakkaille myyminen. Hyvin usein näissä tilanteissa myyjät eivät tee uusasiakashankinnan vaatimaa buukkaustyötä, jos heiltä ei sitä mitata. Heidän näkökulmastaan uusasiakashankinta vaatii niin paljon enemmän työtä, kuin vanhoille asiakkaille myyminen, että on turha vaatia buukkausta myyjiltä.

Monissa organisaatioissa taas herätään tässä vaiheessa ja päätetään, että myyjien bonukset sidotaan jatkossa myös buukattujen tapaamisten määrään. Tästä taas tulee ikäviä tilanteita, kun asiakaspäälliköt, jotka ovat huippuhyviä asiakkuuksien hallinnassa, pakotetaan yhtäkkiä tekemään aktiivista uusasiakashankintaa ja buukkausta.

8. Myytävä tuote tai palvelu ei ole mielekäs

Harvinaisempi syy, mutta hyvin validi monessa tapauksessa. Joskus johto saattaa saada innostuneena ideoita uusista tuotteista tai palveluista, joita halutaan myydä. Seuraavaksi myyjiä ohjeistetaan buukkaamaan tapaamisia asiakkaiden kanssa, jotta päästään myymään uutta tuotetta tai palvelua. Mikäli myyjät eivät ymmärrä tuotetta, heidän on vaikea muuttaa oma mukavuusalueen myynti yhtäkkiä toisen tuotteen myyntiin.

Joskus johto näkee, että heillä on taitavia ja ammattitaitoisia myyjiä, jotka voivat myydä mitä vain. Todellisuus on, että myyjät tarvitsevat tukea ja aseita myyntiin. Mitä monimutkaisempi tuote on kyseessä, sitä tärkeämpää on valmistella hyvä ja terävä myyntiviesti sekä ymmärtää asiakkaita.

Lopuksi

Siinä lyhyesti tiivistettynä tyypillisimmät buukkauksen esteet B2B-myyntiorganisaatioissa. Lue lisää buukkauksesta täällä: Helpompaa tapaamisten buukkausta – 5 vinkkiä