Tapaamisten buukkaaminen on myyntityössä hyvin olennaista vielä vuonna 2022. Jos tapaamisten buukkaaminen on sinulle myynnin onnistumisen ehto, olet oikeassa paikassa.
Tapaamisten buukkaus ei ole missään nimessä helppoa. Se on joskus erittäin tuskallista puuhaa. Silti sitä ei pääse pakoon ja sitä on vain tehtävä.
Tapaamisten buukkausta eli tapaamisten sopimista tehdään usein ratkaisumyynnissä, jossa myytävä tuote tai palvelu on ratkaisu asiakkaan ongelmaan. Buukkaus nähdään usein outbound-asiakashankinnan keinona, jossa palveluntarjoaja on aktiivinen keskustelun avaaja asiakkaan suuntaan.
Tapaamisen buukkausvaiheessa ei usein kerrota kaikkea ratkaisusta tai palvelusta, vaan keskustelu pyritään pitämään ylätasolla. Kontaktoinnin tavoitteena on todella saada tapaaminen asiakkaan kanssa. Tapaaminen ei sitouta asiakasta mihinkään, vaan hän suostuu antamaan rajatun määrän aikaa myyjälle, jotta palveluntarjoaja voi kertoa mitä apua yritys voi tarjota potentiaaliselle asiakkaalle.
Tapaaminen on loistava tapa aloittaa yhteistyö ja rakentaa luottamusta osapuolten välillä.
Tapaamisia voi buukata eri keinoin: kontaktoimalla asiakkaita puhelimitse, sähköpostitse, somen kautta tai menemällä suoraan käymään asiakkaan luona.
Tyypillisin tapa on kontaktoida asiakkaita puhelimitse, koska somen tai sähköpostin kautta ei saada vielä keskusteluyhteyttä auki asiakkaan kanssa. Suorakäynti voi osoittautua myös turhaksi, jos asiakas ei ole paikalla.
Tapaamisten buukkaamiseen puhelimella on kahta tapaa: soittaa itse asiakkaalle tai palkata ulkoinen buukkari hoitamaan asian. Ulkoiset buukkarit ovat buukkauksen ammattilaisia ja he tekevät puhelinkontaktointia varsin tehokkaasti. Ulkoisen buukkarin tekemät buukkaukset eivät kuitenkaan ole ilmaisia. Tyypillisesti yhden tapaamisen hinta on noin 100-250 € (+alv).
Itse tehty puhelinbuukkaus on periaatteessa halvempaa, mutta maksat tapaamisten sopimisesta omalla ajankäytölläsi. Et tarvitse muuta kuin puhelimesi.
Tapaamisten buukkaaminen puhelimitse on kuitenkin melko rankkaa työtä. Buukkaustyö vaatii tietynlaisia toimintamalleja.
Näillä ohjeilla onnistut varmasti!
Tärkeintä on tehdä. Erityisesti tapaamisten buukkaus on 95% tekemistä ja 5% kehittämistä. Tapaamisia saa vain kontaktoimalla asiakkaita riittävästi. Työ on nk. todennäköisyyspeliä. Mitä enemmän soitat asiakkaille, sitä enemmän saat tapaamisia.
Menestyksekäs tapaamisten buukkaus vaatii kuitenkin työn valmistelua, oikeat työkalut ja itse prosessin hiomista.
Kysy ensin itseltäsi, mikä tekee yrityksestä prospektin sinun tapauksessasi. Perinteisellä googlaamisella pääset hyvin alkuun. Voit myös laajentaa prospektointia seuraamalla työpaikkailmoituksia, etsimällä LinkedInistä tietyn tittelin henkilöitä tai hyödyntämällä maksullisia prospektointityökaluja, kuten Vainu jne.. Entä käyttääkö asiakkaasi tiettyä teknologiaa? Niitä voit etsiä esimerkiksi BuiltWithin avulla. Jos haluat vielä lisää vinkkejä B2B-myyjän prospektointilähteisiin, kannattaa lukea blogimme: 10 tapaa löytää parhaat liidit.
Tapaamisten buukkaamista varten prospektit pitää vielä laittaa soittolistalle. Hyvä periaate on, että et voi aina olla täysin varma, onko prospekti sinulle potentiaalinen asiakas. Ainoa tapa varmistaa tämä on soittaa hänelle ja kysyä. Joten laita soittolistallesi asiakkaita melko matalalla kynnyksellä.
Kun rakennat soittolistaa, keskity ensin siihen ja unohda soittaminen alkuun. Pyri siihen, että soittolistallasi on vähintään 30-50 kontaktia. Kirjaa kaikki tarvittavat tiedot soittamista varten. Tavoitteena on, että kun ryhdyt soittamaan listaa läpi, et joudu keskeyttämään soittamista yhdenkään puuttuvan asian tai tiedon vuoksi. Lisäksi, jos prospekti ei vastaa, tiedot ovat valmiina odottamassa seuraavaa kertaa. Lisää vinkkejä soittolistan rakentamiseen löydät täältä.
Nyt sinulla on soittolista valmiina ja voit aloittaa tapaamisten buukkauksen. Kannattaa vielä miettiä, voisiko erillinen soittojärjestelmä helpottaa varsinaisessa asiakaskontaktoinnissa.
Hienoa! Nyt kaikki buukkaukseen valmistelevat asiat on tehty. Seuraavaksi on aika jutella asiakkaiden kanssa.
Alla on kuvattu toimivan buukkauspuhelun kulku. Tarkempi kuvaus buukkauspuhelun sisällöstä löytyy täältä. Buukkauspuhelun sisällöstä on paljon mielipiteitä, mutta tässä on painotettu myös kohteliasta lähestymistapaa. Anteeksipyytelevää asennetta ei kannata puhelinkontaktoinnissa harrastaa, mutta ripaus ystävällisyyttä ja kohteliaisuutta voi helpottaa omaa työtäsi.
Pyri aina siihen, että sinulla on joku kustomoitu syy soitolle.
”Huomasin, että etsitte myyjää.”, ”Näin uutisista, että teillä on haasteena löytää myyjiä.”
Tai pidä aihe riittävän laveana. Älä esimerkiksi sano, että soitat myydäksesi palvelua X.
”Soitan myynnin kehityksen asialla.”
HUOM! Riippuen tilanteestasi, voit varmistaa, saitko henkilöt sopivasta hetkestä kiinni. Moni vastaa puhelimeen, vaikka ei ehdi juttelemaan (älä kysy, että miksi).
Aloita helpoilla kysymyksillä, jotta saat asiakkaan puhumaan ja KUUNTELE AKTIIVISESTI -> ”Aivan”, ”Joo-o.”, ”Mmm”.
”Oonko ymmärtänyt oikein, että vastaat teillä myynnistä?”
”Montako henkilöä teillä on myynnissä?”
Etene kuitenkin sopivan nopeasti varsinaiseen pointtiin, jolla saat selville, kannattaako teidän tavata. Tai siis, onko asia, jota yrität lopulta myydä asiakkaalle ylipäätään tärkeää.
”Buukkaatteko te tapaamisia?”, ”Oletko tyytyväinen teidän nykytilaan?”, ”Millaisia haasteita teillä on ollut teidän toiminnassanne? Millaisia tavoitteita teillä on tälle vuodelle asian X osalta?”
Ehdota rohkeasti ja epäröimättä tapaamista perustuen tarvekartoituksessa havaittuun syyhyn. Ehdota heti ajankohtaa.
”Teidän tilanne kuulostaa hyvin kiinnostavalta. Me ollaan autettu juuri kyseisessä haasteessa yritystä Y ja X teidän toimialalta. Meidän kannattaa ottaa tapaaminen tästä niin voin kertoa näistä lisää ja katsoa voisiko meistä olla apua juuri teille. Sopiiko perjantaina klo 13.00?”
HUOM! Kun olet sopinut tapaamisen, kannattaa kysyä asiakkaalta vielä esitietoja, jotka auttavat valmistautumistasi tapaamiseen.
”Kysyisin pari esitietoa vielä tapaamiseen liittyen, jos sopii?”
Lähetä kalenterikutsu asiakkaalle tai vähintään vahvistus tekstiviestillä.
BONUS Vinkki: Jos sovittu tapaaminen on kaukana tulevaisuudessa, laita ennen tapaamista vielä asiakkaalle lyhyt viesti. Viestin tavoitteena on vakuuttaa asiakas siitä, että olet valmistautunut jo tapaamiseen. ”Tässä on vierähtänyt jo jonkin aikaa, niin muokkaisin hieman ehdottamaani agendaa, jos sopii. Huomasin nettisivuiltanne, että teillä on aloittanut useita uusia työntekijöitä, joten keskitytään erityisesti asioihin X ja Y.”
Toivottavasti sait tapaamisten buukkauksen käyntiin! Jotta kehityt ja saat paremmalla todennäköisyydellä parempia tapaamisia, muista nämä asiat:
Hienoa! Nyt vain soittamaan. Tapaamisten buukkaus vaatii pilkettä silmäkulmaan ja lisäksi pientä hullunkiiltoa. Parhaimmillaan tapaamisten buukkaus on kuitenkin aivan erinomaista palvelua asiakkaan näkökulmasta!
Jos kaipaat vielä lisäapuja tapaamisten buukkaukseen, lue aiheesta lisää täältä: Helpompaa Tapaamisten Buukkausta – 5 Vinkkiä